Polityka prywatności Kompas Transport i Spedycja

1. Informacje ogólne Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Kompas Transport i Spedycja (dalej: „Firma”, „Administrator”) w związku ze świadczeniem usług z zakresu transportu i logistyki na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz poza jej granicami.

Administratorem danych osobowych jest Kompas Transport i Spedycja, prowadząca działalność na terytorium Polski. Dane kontaktowe Administratora są udostępniane klientom i kontrahentom na dokumentach firmowych (umowy, zlecenia transportowe, faktury) oraz na oficjalnych kanałach komunikacji.

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

2. Zakres przetwarzanych danych osobowych W związku z działalnością w branży transportu i logistyki Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych: 1) Dane klientów i kontrahentów (osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz osób reprezentujących osoby prawne):
   • imię i nazwisko,
   • firma (nazwa działalności gospodarczej),
   • NIP, REGON (jeżeli dotyczy),
   • adres siedziby, adres korespondencyjny,
   • dane kontaktowe: numer telefonu, adres e‑mail,
   • dane rozliczeniowe i dotyczące płatności. 2) Dane kierowców i osób współpracujących przy realizacji usług transportowych:
   • imię i nazwisko,
   • dane kontaktowe,
   • numer prawa jazdy, informacje o uprawnieniach (w zakresie wymaganym przepisami prawa),
   • numery rejestracyjne pojazdów, dane pojazdu,
   • dane lokalizacyjne pojazdu (GPS) – jeśli wykorzystywane są systemy monitoringu. 3) Dane osób korzystających z serwisu internetowego lub formularzy kontaktowych:
   • dane podane dobrowolnie w formularzu (np. imię, nazwisko, adres e‑mail, numer telefonu),
   • adres IP urządzenia, dane o plikach cookies i podobnych technologiach (jeżeli są stosowane),
   • dane dotyczące aktywności w serwisie (np. logi serwerowe).

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być konieczne do zawarcia i wykonania umowy lub spełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych: 1) Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO):
   • realizacja usług transportowych i spedycyjnych,
   • przyjmowanie i realizacja zleceń transportowych,
   • kontakt operacyjny w sprawie realizacji przewozu,
   • obsługa zgłoszeń i reklamacji. 2) Wykonanie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO):
   • wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych,
   • prowadzenie dokumentacji transportowej i przewozowej,
   • realizacja obowiązków wobec organów administracji publicznej, skarbowej, służb kontrolnych. 3) Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):
   • dochodzenie lub obrona przed roszczeniami,
   • zapewnienie bezpieczeństwa ludzi, mienia i transportu,
   • monitorowanie tras i pojazdów w celu optymalizacji usług i ochrony ładunków,
   • prowadzenie wewnętrznych analiz i statystyk związanych z działalnością transportową i logistyczną,
   • utrzymywanie kontaktów biznesowych z klientami i kontrahentami,
   • zabezpieczenie dokumentacji dla celów archiwalnych. 4) Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – w przypadkach, gdy nie można oprzeć się na innych podstawach:
   • kontakt marketingowy i handlowy (np. przesyłanie informacji o ofercie drogą elektroniczną),
   • przetwarzanie danych wykraczających poza niezbędne do wykonania umowy.

W każdym przypadku, w którym przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

4. Źródła pozyskiwania danych Dane osobowe są pozyskiwane przede wszystkim: 1) bezpośrednio od osób, których dane dotyczą (np. przy zawieraniu umowy, wypełnianiu formularza, podczas kontaktu telefonicznego lub mailowego), 2) od podmiotów trzecich współpracujących z Administratorem (np. spedycji, podwykonawców), w zakresie niezbędnym do realizacji zlecenia transportowego, 3) z publicznie dostępnych rejestrów (np. CEIDG, KRS), w celu weryfikacji danych podmiotów gospodarczych.

5. Odbiorcy danych osobowych W związku z realizacją celów opisanych powyżej dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane następującym kategoriom odbiorców: 1) podwykonawcom i partnerom biznesowym zaangażowanym w realizację usług transportu i logistyki (np. inne firmy transportowe, spedytorzy, magazyny, operatorzy logistyczni), 2) podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi pomocnicze (np. księgowe, prawne, informatyczne, serwisowe), 3) bankom, operatorom płatności, 4) operatorom systemów telematycznych i monitoringu GPS – w przypadku stosowania tego rodzaju systemów, 5) organom administracji publicznej, służbom kontrolnym i innym uprawnionym podmiotom – w zakresie wymaganym przepisami prawa.

W każdym przypadku przekazania danych osobowych Administrator zapewnia, aby odbywało się ono na podstawie odpowiednich przepisów prawa lub umów powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz przy zastosowaniu środków bezpieczeństwa wymaganych przez RODO.

6. Przekazywanie danych do państw trzecich Co do zasady dane osobowe przetwarzane są na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli charakter zlecenia transportowego lub spedycyjnego wymaga przekazania danych do państw trzecich (poza EOG), będzie się to odbywać wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami prawa, z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń (np. standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską), o czym osoby, których dane dotyczą, zostaną stosownie poinformowane, jeśli przepisy tego wymagają.

7. Okres przechowywania danych Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności: 1) przez czas obowiązywania umowy oraz rozliczenia wzajemnych zobowiązań, 2) przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady minimum 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy), 3) przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego lub prawa pracy, 4) w przypadku przetwarzania na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania, chyba że dłuższy okres wynika z przepisów prawa lub uzasadnionego interesu Administratora (np. obrona przed roszczeniami).

Po upływie okresów wskazanych powyżej dane są usuwane lub poddawane anonimizacji, o ile nie zachodzi konieczność ich dalszego przechowywania na podstawie obowiązujących przepisów.

8. Prawa osób, których dane dotyczą Osobom, których dane są przetwarzane przez Kompas Transport i Spedycja, przysługują następujące prawa: 1) Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane, oraz dostępu do nich. 2) Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) – poprawienia lub uzupełnienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych. 3) Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) – w przypadkach przewidzianych przepisami, np. gdy dane nie są już niezbędne do realizacji celu lub zgoda została wycofana. 4) Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – np. w razie zakwestionowania prawidłowości danych lub wniesienia sprzeciwu. 5) Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany. 6) Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) – wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym w celach marketingu bezpośredniego. 7) Prawo do wycofania zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem. 8) Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce, jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.

W celu skorzystania z przysługujących praw należy skontaktować się z Administratorem za pomocą danych kontaktowych wskazanych w dokumentach firmowych lub na oficjalnych kanałach komunikacji.

9. Pliki cookies i technologie śledzące Jeżeli Kompas Transport i Spedycja korzysta z serwisu internetowego lub innych usług online, mogą być stosowane pliki cookies oraz podobne technologie w celu: 1) zapewnienia prawidłowego działania serwisu, 2) dostosowania treści do preferencji użytkownika, 3) tworzenia anonimowych statystyk odwiedzin i poprawy funkcjonalności serwisu.

Użytkownik może w każdym czasie zmienić ustawienia przeglądarki internetowej dotyczące cookies, w szczególności zablokować ich automatyczną obsługę. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

Szczegółowe informacje na temat stosowanych plików cookies (rodzajów, celów, czasu przechowywania) mogą być określone w odrębnej polityce cookies, jeżeli jest stosowana.

10. Zabezpieczenie danych osobowych Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie odpowiedniego stopnia bezpieczeństwa danych osobowych, odpowiadające ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, w szczególności: 1) ograniczenie dostępu do danych tylko do osób upoważnionych, 2) stosowanie środków zabezpieczających systemy informatyczne przed nieuprawnionym dostępem, 3) stosowanie procedur bezpieczeństwa przy korzystaniu z systemów telematycznych i monitoringu pojazdów, 4) regularne szkolenie osób upoważnionych w zakresie ochrony danych osobowych.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie Co do zasady Kompas Transport i Spedycja nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie, które wywoływałoby wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływało. Jeżeli w przyszłości takie działania zostałyby wprowadzone, Administrator zapewni spełnienie wymogów RODO oraz poinformuje osoby, których dane dotyczą, o zasadach takiego przetwarzania i przysługujących im prawach.

12. Zmiany Polityki prywatności Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w razie zmian przepisów prawa, zmian w zakresie stosowanych technologii lub sposobów przetwarzania danych osobowych.

Zmieniona wersja Polityki prywatności będzie stosowana od momentu jej opublikowania lub udostępnienia w inny zwyczajowo przyjęty sposób. Zaleca się osobom, których dane dotyczą, okresowe zapoznawanie się z aktualną treścią Polityki prywatności.

13. Kontakt z Administratorem W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez Kompas Transport i Spedycja, w tym w celu realizacji praw opisanych w niniejszej Polityce prywatności, można skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnianych klientom i kontrahentom na dokumentach firmowych, w korespondencji handlowej lub na oficjalnych kanałach komunikacji firmy.